Oficina Híbrida, el futuro del trabajo

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¿Cuáles son las tecnologías que la empresa debe implementar?, ¿Cómo debe integrar estas tecnologías en la cultura y política organizacional?, ¿Qué tipo de infraestructura se debe implementar para que el modelo híbrido funcione de manera unificada y transversal?
Home-office

¿Qué es una Oficina Híbrida y cuáles son sus ventajas?

La oficina híbrida es un concepto relativamente nuevo que se ha popularizado con el impacto del COVID-19 y las medidas de aislamiento. Consiste básicamente en una configuración de disposición y políticas organizacionales que permita al talento humano la flexibilidad de trabajar desde la oficina o desde cualquier otro lugar. Teniendo acceso en cualquier caso a las herramientas necesarias para realizar su trabajo y comunicarse con el resto de la organización de manera óptima.

Las ventajas de la Oficina Híbrida son diversas, tanto para los empleados como para empleadores. A pesar de que las soluciones existen hace tiempo, las organizaciones siempre desconfiaban del desempeño de este tipo de soluciones de trabajo remoto. Pero, esta pandemia nos ha mostrado que desde muchos puntos de vista el trabajo remoto es posible y en muchos casos es incluso más eficiente, comparado al modelo tradicional de oficina.

La Oficina Híbrida busca destacar lo mejor de cada modelo, el tradicional y el remoto, para optimizar el trabajo individual y grupal. También busca mejorar la comunicación organizacional y el seguimiento de la información. En el siguiente infograma ilustramos algunas de las ventajas del trabajo remoto que al ser combinadas con la oficina física o tradicional potencian la eficiencia de las organizaciones.

Oficina Híbrida Bmotik
Oficina Híbrida. Ventajas y características

Oficina Híbrida y su diferencia con el Home-Office

El home-office es una metodología adoptada por algunas empresas para mejorar sus condiciones de flexibilidad laboral. El porcentaje de home-office respecto a la totalidad de horas-labor es de entre 10% y 20%.

A diferencia del Home-Office, la oficina híbrida no es una mera adaptación para flexibilizar horarios. Para implementar un modelo híbrido exitoso y productivo se debe reestructurar el modelo y las políticas de trabajo, invertir en herramientas de tecnología adecuada e incluso adaptar los espacios físicos para integrarlos con la tecnología de trabajo remoto.

En el modelo de oficina híbrida los porcentajes de hora-labor remoto respecto a presencial oscilarían entre 40% y 60% e incluso superiores al 80% dependiendo del puesto de cada empleado. Esto representa un reto importante no solamente a nivel tecnológico sino también organizacional y cultural.

Los retos de la oficina del futuro

Entonces ¿Cuáles son las tecnologías que la empresa debe implementar?, ¿Cómo debe integrar estas tecnologías en la cultura y política organizacional?, ¿Qué tipo de infraestructura se debe implementar para que el modelo híbrido funcione de manera unificada y transversal? Nosotros resumimos en 4 puntos primordiales la respuesta a estas preguntas.

Establezca una política de oficina híbrida

Es claro que no todos los roles son aptos para el modelo híbrido. Así mismo, no a todos los empleados se les puede aplicar la misma cantidad de porcentaje hora-labor remoto. Por eso es importante establecer las directrices de tal forma que cada trabajador debe/puede desempeñar su rol híbrido de la manera más productiva posible. Algunos tips para esbozar este tipo de política pueden ser:

  • Definir a quienes les aplica la política híbrida y en qué porcentaje
  • Establecer expectativas, reglas y/o objetivos sobre cuándo los empleados pueden estar remotamente y cuándo presencial
  • Establecer directrices de quienes tienen la autoridad o decisión sobre la labor híbrida. ¿El empleado podrá decidir cuándo?, ¿Será ciertos días fijos de la semana?, ¿Será al cumplir un objetivo o expectativa?
  • Implementar una comunicación eficiente para que todos entiendan el modelo de trabajo híbrido, sus ventajas, reglas, excepciones, etc.
  • Enfatizar en la seguridad, estableciendo una política de seguridad de los datos y la información.

Adapte sus espacios de oficina y acompañe a sus empleados en la adaptación de sus espacios de trabajo remoto

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Business photo created by peoplecreations – www.freepik.com

Recordemos que una de las grandes ventajas de la oficina híbrida es el ahorro de dinero que se produce al no ser necesario tener espacio para todos sus empleados. Puede diseñar un cupo que optimice al máximo su espacio y que de prioridad a espacios colaborativos más que a los individuales.

En el modelo híbrido, la oficina pasa a ser un lugar de encuentro creativo y social más que un lugar de trabajo. Así que sus espacios deberían tender a ser flexibles, divertidos y tranquilos, mas que corporativos y cuadriculados.

No está de más decir, que el modelo híbrido requiere que la empresa garantice las condiciones aptas para el trabajo en casa. Brindando a sus empleados los elementos y herramientas necesarias para desempeñar bien sus labores remotamente.

No invierta desordenadamente en tecnología. Planee sus inversiones y seleccione herramientas que respalden eficientemente a sus equipos de trabajo híbrido

Debido al repentino golpe del COVID-19 muchas empresas, en su desespero de conectar a sus equipos, invirtieron de manera desordenada en herramientas de comunicación y trabajo remoto. Adquiriendo diversas soluciones que en sí son muy buenas pero que no necesariamente se integran o cumplen suficientes funciones para la organización y los empleados.

Así que, ahora que somos testigos de las ventajas del trabajo remoto y claramente, también las del trabajo presencial, las empresas pueden tomarse un tiempo para planificar el futuro del trabajo en su organización y optimizar las inversiones que realizan en tecnología, tanto en hardware como software.

Busque las herramientas que mejor se adaptan a su modelo de negocio u operación. Encuentre la manera de integrar todas sus tecnologías de tal forma que el trabajo remoto sea un potenciador en la productividad de sus equipos y no una barrera de comunicación.

Aproveche esta nueva oportunidad digital para replantear su operación o modelo de negocio

Ahora que todos debemos tener contacto con el mundo digital, es el momento perfecto para crear nuevos modelos y soluciones. Sus clientes ahora pueden reunirse con usted o conocer su producto desde cualquier parte, su equipo comercial puede optimizar sus visitas mediante la hibridación de su actividad, sus equipos pueden tener espacios y tiempos más claros de trabajo creativo y trabajo operacional, mejorando su comunicación mediante herramientas digitales en las que nunca antes había pensado, etc.

Piense en todo lo que la digitalización puede traer a su empresa o modelo de negocio y vea como una oportunidad el hecho de que todas las personas ahora preciben mas normal y mas profesional las interacciones digitales.

Asi como sucede en el mundo de los eventos virtuales, las oficinas virtuales e híbridas están para quedarse, han demostrado ser modelos digitales eficientes, facilitadores y que generan un impacto importante en las empresas y economías. Implemente su oficina virtual o híbrida ampliando su capacidad comunicativa interna y externa, mejorando sus niveles de productividad y optimizando sus recursos y los de sus empleados, de una forma ajustada a su organización.

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