1. Agregar muchos expositores sin tener un norte claro
Si, quieres tener la mejor plantilla de expositores, pero recuerda que: El enfoque es una cuestión de decidir qué cosas NO vas a hacer. Por tanto descarta opciones salidas del presupuesto, complicadas o fuera del tiempo correcto.
Enfócate en 2 o 3 destacados que generen el flujo suficiente y unos buenos complementos de contenido interesante, de manera planificada y estratégica.
2. Manejar el registro con un Google Form, MS form o similar:
Si, es gratis. Si, es fácil… pero después vas a tener pesadillas con tus bases de datos. Posiblemente tendrás registros duplicados, erróneos, olvidados. También vas a tener que hacer reprocesos al enviar correos de confirmación, llamadas o mensajes. Adicionalmente, te costará mas tiempo integrar tus asistentes a una base de datos unificada, a tu CRM o tu herramienta de marketing.
Tu asistente no tendrá ninguna respuesta inmediata luego de registrarse, lo cual es confuso y hace que pierdas engagement. Y si tu evento es con entrada paga, ni hablar. El enredo de conciliación de cuentas hará que eso que fue gratis se convierta en un dolor de cabeza.
Usa herramientas gratuitas como ququ.events o servicios más especializados como los de bmotik logistics app para que tus asistentes y tú tengan una experiencia de registro y acceso sin fricciones.
3. Enviar una solicitud de cotización de 20 páginas para tecnología, locación, etc:
No existe tal perfección. Lo único que generarás con ello es complicar el proceso de selección de proveedores, y a los proveedores mismos les generarás una presión que les desenfoca de lo esencial. Enfócate en el resultado que quieres lograr, en los ‘outputs´, no en el específico.
Los proveedores con experiencia y tecnológia te darán las mejores soluciones para tu requerimiento, sin requerir una ‘lista de compras’ con todo el detalle posible.
4. Dejar la selección de tus proveedores para última hora o usar el que la locación te dice que uses:
Cada evento tiene su ADN, así sea la vigesimosexta vez que lo hagas. Tu bien sabes que cada vez es diferente, requiere renovarse en contenido, experiencia, tecnología.
Dejar para última hora esta selección puede ser un grave error. Da tiempo prudente para elegir al proveedor que más entienda tu evento, que te entregue más valor, que tenga buen apalancamiento tecnológico y respaldo de experiencia.
Muchas veces el recomendado de la locación puede tener poco interés en la particularidad de tu evento. No creo que quieras que alguien se tome a la ligera tu proyecto. Siempre evalúa opciones diferentes a las que te dicen «por defecto».
5. Todas las decisiones por comité. No hay liderazgo.
Es algo muy común que los eventos sean organizados por un comité, asociación o asamblea, es normal. Pero es muy importante que no todas las decisiones pasen por los comités ya que esto genera opiniones divididas, lo cual deriva en reprocesos y fricciones. Al final, esto resulta en sobrecostos, demoras o resultados indeseados.
Designa un líder general, y si el proyecto es grande varios lideres asignados cada uno en un área. Da poder de decisión a estas personas y deja únicamente lo trascendental a todo el comité o asamblea. Esto optimizará tus procesos, reducirá carga a tus colaboradores y proveedores y tendrá un resultado mucho más detallado y satisfactorio.
6. Vender solo posicionamiento de marca a tus patrocinadores
Los tiempos han cambiado, hoy todo se trata de experiencias. Si, debes ofrecer los espacios tradicionales de patrocinio, como banners, stands, backings en el registro, etc, etc. Pero a veces debes ser más creativo si quieres marcar diferencia y atraer a más/mejores patrocinadores.
Ofrece experiencias de Realidad Virtual con la marca de tus patrocinadores, crea espacios de networking patrocinados, ¿Qué tal un ‘photobooth’ con stickers y frames de tu patrocinador?. Todo esto genera diversificación de tu oferta y te destaca frente a las otras decenas de oportunidades que evalúan tus patrocinadores.
7. El internet no es tan necesario
Puedes llegar a pensar que los asistentes se resolverán en tu evento sin internet o con sus propios datos. No cometas ese error, especialmente si tu audiencia es de diversas ciudades o países. Cómo sabes, hoy en dia muchas cosas dependen del internet, así que en vez de rechazarlo, aprovéchalo. No pages internet solo porque toca, aprovecha que “te toca” y crea experiencias relacionadas con tu evento en la web.
Desde una webapp con toda la información del evento, hasta experiencias de participación en tiempo real a través de los celulares, o actividades en redes sociales con hashtags de tu evento. Sácale jugo a ese costo obligado del internet.
Tus asistentes lo agradecerán y los más activos lo disfrutarán. Recuerda preferiblemente tener un respaldo de internet para temas logísticos o de producción.
Conclusión
Organizar un evento perfecto es probablemente imposible. Aquí hemos recopilado solo algunas de las malas prácticas comunes al organizar un evento. Al final la cuestión es de foco, liderazgo, optimización y creatividad.
No hay que olvidar que no solo la experiencia, sino tambien la tecnología es un gran aliado para cumplir objetivos, eliminar fricciones y mejorar de manera costo eficiente en varias aristas.
Reduce o elimina estas malas prácticas, apóyate en proveedores no solo con recorrido en la industria, también que innoven y creen mejoras en procesos, eso reducirá tus costos y brindará nuevas experiencias a tus asistentes.
