EVENTO VIRTUAL EXISTOSO, ¿CÓMO LOGRARLO?

A pesar de que los eventos virtuales suenan como algo futurista, la verdad es que han venido sucediendo y evolucionando desde 1993. Año en que se hizo el primer livestream que logró 1 millon de vistas.

En este año 2020 han habido varios cambios tecnológicos. El boom de las redes sociales ha generado nuevas proyecciones a cómo nos comunicamos y conectamos con otras personas y con los entornos del mundo.

Estamos viviendo en esta era de cambio la migración de varios eventos de diferente magnitud a un formato total o parcialmente virtual. Esta migración tiene varias ventajas: reduce costos, minimiza el impacto ecológico reduciendo la huella de carbono y permite llegar a una audiencia considerablemente mayor. Por ejemplo, en el 2018, el livestream por youtube de Coachella llegó a más de 41 millones de personas en mas de 232 paises, comparado a los cientos de miles que estaban presencialmente allí.

ENTENDER LA VIRTUALIDAD ES CLAVE

Es muy importante entender que un evento virtual exitoso va mucho más allá de mover lo que tenemos, sabemos y/o creemos de nuestro evento a un mundo online. Un típico error es creer que, así como funciona un evento presencial funcionará en su versión virtual.

El éxito de un evento virtual depende no solamente de la virtualidad del mismo (es decir de la plataforma en la que funcione y sus características tecnológicas). También depende de la organización, logística y planeación que están detrás de escena y que estén enfocados a la digitalización de las interacciones.

Mas importante aún es entender cómo se comportarán nuestros usuarios en la virtualidad y qué acciones o actividades les traerá valor al participar. Debemos repensar el contenido y la forma en que lo exhibiremos, repensar las motivaciones de los usuarios. Además, diseñar nuestros eventos y sus componentes pensando en la facilidad de entendimiento que tendrán nuestros participantes.

TIEMPOS Y ENGAGEMENT

Algo que podemos resaltar que tienen en común los eventos presenciales a los virtuales es que deben ser llamativos, atrayentes y llenos de energía. Pero lograr esto en la virtualidad nos enfrentamos a un reto diferente que debe ser sobrellevado con conocimiento de cómo funciona el internet. Hay que poner nuestra atención en lo que llamamos experiencia de usuario y “engagement”, es decir cómo mantenemos a nuestros usuarios conectados y participativos.

MUCHAS VECES MAS ES MENOS

Una vez entendemos que la navegación digital representa un replanteamiento de cómo organizamos nuestros eventos, debemos aproximarnos al evento en sí, a su logística y planeación. En este punto hace falta tener conocimiento de qué es un evento, cómo se planea y cómo se ejecuta.

Podemos encontrar en el mercado muchas soluciones tecnológicas para realizar eventos virtuales. Desde una plataforma ZOOM o similar (que no nos dejará ir más allá de un webinar), hasta complejos mundos virtuales simulados.

Debemos tener cuidado porque, en este punto de inflexión tecnológico, la experiencia del usuario (tanto experimentado como novato) es uno de los puntos más importantes, como muchos expertos digitales predican: en muchas ocasiones más es menos. Tenemos que enfocarnos en la calidad de la interacción y en la capacidad del usuario de navegar y entender nuestra plataforma, esto es clave para lograr un evento virtual exitoso.

Podemos llegar a centrarnos mucho en la simulación de un mundo virtual y sus detalles visuales dejando de lado la facilidad de interacción y el engagement de los usuarios. Esto puede ser tan malo como hacer lo contrario: diseñar o usar una plataforma tecnológicamente pobre o limitada que no nos permita mostrar y transmitir el verdadero valor de nuestro evento.

Así que, es primordial cubrir todos los aspectos, tanto los visuales y tecnológicos así como los organizativos. Para lograrlo debemos encontrar un equilibrio entre tecnología y logística, entre impacto visual e interacción, entre calidad de contenido y la metodología de su exposición.

TIPS PARA LOGRAR UN EVENTO VIRTUAL EXITOSO

1. Distribuye tu contenido de manera inteligente

Reparte tu contenido de tal forma que el usuario deba navegar por diferentes partes de la plataforma e incluso durante diferentes días. De esta forma aumentarás el interés y generarás mayor tráfico.

Intenta hacer tus charlas más cortas, puntales e interesantes y dar breaks más largos de los que darías en un evento presencial. Esto permite a tus usuarios descansar de la pantalla, explorar más la plataforma y prepararse para las siguientes sesiones.

No te preocupes solo por la calidad de tu contenido sino por cómo puedes distribuirlo para que tus usuarios se conecten a la mayor cantidad de tu programa, sin cansarse.

2. Combina contenidos de streaming con actividades de interacción

Si, el contenido en vivo es genial, pero es un poco riesgoso. Así que, si compones tu evento solo de contenido en vivo, cualquier fallo tecnológico hará que tus usuarios no vuelvan a entrar. Ten en cuenta que si falla o aburre lo único de lo que está compuesto el evento, no tiene sentido seguir allí.

La solución es sencilla, diseña tu plataforma con experiencias de usuario agradables haciendo uso de herramientas digitales de interacción, como videos pregrabados por demanda, salones de fotografía, chats, chatrooms, salones sociales virtuales, sistemas de gamificación, etc. Esto permitirá que tus usuarios puedan estar atentos a los contenidos en vivo de alta calidad que has preparado y en caso de cualquier caída estarán mucho menos reacios a esperar y entrar en los minutos siguientes cuando el problema haya sido resuelto.

3. Crea puntos sociales donde no podrías

Si, la virtualidad tiene una gran desventaja y es la falta de contacto humano. Pero debes darte cuenta que en la virtualidad puedes generar espacios sociales donde presencialmente no sería posible. Por ejemplo, en un salón de conferencias, mediante un Live Chat, puedes permitir que los usuarios interactuen entre sí y pregunten al conferencista. Todo esto de una forma mucho más activa de lo que podrían hacerlo en la presencialidad.

También puedes conectar más fácilmente personas de diferentes nacionalidades o de diferentes mercados en algún espacio de networking o muestra comercial.

Es importante mantener “la energía” en tu evento virtual. Por tanto, debes disponer de personas y herramientas digitales que estén incentivando a tus usuarios a interactuar y participar de forma activa en el evento. Esto también nos lleva a nuestro siguiente punto.

4. Utiliza herramientas que ya existen

No debemos inventarnos todo, ya existen muchas herramientas digitales que nos pueden ayudar a hacer un evento virtual genial.

Plataformas como Kahoot o Mentimeter, redes sociales como Twitter o Instagram, pueden ser vehículos de interacción y engagement que al ser integradas o utilizadas dentro de nuestra plataforma del evento pueden generar un impacto muy positivo, de una manera sencilla y directa.

5. Elige bien a tu proveedor Tecnológico

En la mayoría de los casos necesitarás un proveedor tecnológico que digitalice tu evento. Hay muchas opciones allí afuera, no elijas simplemente el mas barato, o el más conocido. Considera tus necesidades y limitaciones, encuentra un proveedor que pueda ofrecerte algo ajustado a tu evento y que tenga experiencia tanto en la parte digital/tecnológica como en el desarrollo de eventos.

Muchas veces puedes requerir más de un proveedor o de uno que transparentemente haga saber sus conexiones con otros para desarrollar un evento virtual exitoso. Por ejemplo, si tu evento requiere de un nivel de producción visual exigente, posiblemente una sola empresa no podrá suplir la calidad de plataforma y la calidad de la producción. Por tanto, mantente atento a promesas falsas o incompletas, un evento conlleva la convergencia de varios talentos, conocimientos y experiencias y un proveedor serio te mostrará sus alcances -y los de sus aliados- de manera clara y demostrada.

Y por ultimo…

6. Ten muy presente la organización

Puedes tener al mejor proveedor tecnológico, un diseño impresionante, una plataforma impecable, el mejor contenido y miles de herramientas de interacción. Pero, si no organizas bien el desarrollo y la logística, es dificil que tengas un evento virtual exitoso. Para esto ten en cuenta:

1. Respecto a los conferencistas, ¿ya están todos listos y organizados para el momento del evento?
2. Has realizado una línea de tiempo de cómo sucederá el evento y sus actividades. ¿Qué pasa si hay algún retraso inesperado o un fallo en transmisión?
3. El proveedor tecnológico dará soporte técnico. Pero quién dará soporte al usuario acerca del evento en si. Su desarrollo, programa, objetivo, fechas claves, etc.
4. Qué actividades realizarás como organizador para incentivar a tus usuarios a participar
5. Cómo manejarás los horarios de inicio, final de cada sesión.
6. Qué pueden hacer y que no pueden hacer los participantes del evento: usuarios, patrocinadores, etc.
7. Cómo vas a difundir tu evento para aprovechar ese alcance mayor que te permite la virtualidad
8. ¿Qué pasará al finalizar el evento, venderás las memorias, dejarás una plataforma web de acceso libre, montarás todo el contenido en YouTube o similar?

Recuerda que tu proveedor tecnológico no es el organizador del evento, por tanto, debes cubrir toda esta parte organizativa de manera responsable y dedicada para lograr un evento virtual exitoso. En este punto, podrías necesitar otro proveedor de tipo logístico con experiencia en organización de eventos.

Si tienes alguna duda no dudes en contactarnos